Administrasi Kontrak dan Keuangan
Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya perlu mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif. Di kantor pusat, melalui perencanaan dan pengendalian yang matang kontraktor mengorganisir tenaga ahli dan spesialis untuk mengerjakan desain engineering terinci, pembelian dan subkontrak, sedangkan di lokasi proyek dilakukan persiapan mobilisasi tenaga kerja dan mendirikan fasilitas sementara. Pihak pemilik mulai melengkapi tim proyek dengan personil dan perangkat lain untuk mengelola proyek. Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan interaksi pihak pemilik dengan kontraktor yang meliputi kegiatan :
advertisements
1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang diisyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Klaim
6. Pengelolaan
Dokumen yang diisyaratkan
Dokumen yang diisyaratkan harus disiapkan kontraktor (jika perlu disetujui oleh pemilik) dalam dokumen kontrak antara lain:
1. Tanda jaminan
2. Jaminan lelang
3. Jaminan kinerja
4. Jaminan peralatan
5. Jaminan pembayaran
6. Jaminan subkontraktor
7. Sertifikat asuransi
8. Asuransi builder all risk
9. Asuransi transit
10. Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak disebutkan
Surat menyurat dan sistem arsip
Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan pencarian kembali, sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan kontrak dalam hal :
1. Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak penanda tangan kontrak
2. Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu
3. Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek
4. Melakukan progress payment, change order, dan back charge
5. Melakukan korespondensi
Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi
1. Masa perencanaan dan pembentukan
• Perencanaan strategi dan jadwal kontrak
• Prakualifikasi peserta lelang
• Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek
• Rancangan kontrak
• RFP atau dokumen lelang
• Dokumen proposal peserta lelang
• Hasil evaluasi proposal
• Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang
• Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada
• Letter of intent
2. Masa eksekusi kontrak, yang penting disini :
• Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan
• Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala
• Pembayaran butir-butir reimbursable
• Pengajuan change order
• Dokumen evaluasi dan persetujuan change
• Pembayaran change order
• Dokumen pembayaran back order
• Dokumen pembayaran serta evaluasi klaim
• Pembayaran dan sertifikat asuransi
• Proses dan hasil atau penemuan audit
3. Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala; mengatur hal mengenai surat menyurat seperti format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek (mingguan, bulanan, dll) dan sistem penyimpanan arsip
4. Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman seperti prosedur realisasi sampai masalah pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur terpisah dari administrasi umum.
Pengelolaan Pembayaran
Perlu memperhatikan keinginan para pihak
1. Kontraktor tidak akan melakukan pre financing pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah itu, seperti bunga dll)
2. Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih, berarti membayar sesuai kinerja
Ada beberapa cara perhitungan pembayaran
1. Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan
2. Kurun waktu tertentu secara periodic
3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai
• Metoda milestone adalah pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus proyek, sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah dilakukan untuk mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai persentase dari total kontrak
• Metoda milestone dengan persentase penyelesaian; disamping dikaitkan dengan milestone, juga dikaitkan dengan volume pekerjaan
4. Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang

Arus Pembayaran Berkala
Change order
Change order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. Hal ini tidak dapat dihindari, maka harus dikelola dengan baik karena penambahan mesti meningkatkan biaya. Timbulnya change order bisa jadi dari pemilik, kontraktor atau subkontraktor. Beberapa penyebab perubahan lingkup
1. Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik ingin memasukkan kemajuan teknologi itu
2. Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu prakomisi
3. Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian terdahulu
4. Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang berlainan antara kontraktor dan pemilik
5. Keinginan mempercepat jadwal
Proses change order
1. Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup
2. Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup
3. Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup besar
4. Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk meyakinkan bahwa perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik-baiknya
Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak dari perubahan lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak mengerjakan sebagian porsi pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka pemilik mengerjakan sendiri atau menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya dibebankan kepada kontraktor, ini disebut sebagai back change
Klaim
Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal diluar kontrak. Penyebab timbulnya klaim
1. Material atau peralatan yang cacat
2. Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil test kurang akurat
3. Perubahan peraturan yang tidak diduga
4. Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas
Proses menangani klaim
1. Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi
2. Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak
3. Perkiraan biaya kompensasi
4. Negosiasi
Pengelolaan keuangan proyek
1. Proyeksi keperluan dana
Faktor yang perlu diperhatikan :
• Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani
• Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan
• Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek
• Kontijensi
2. Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek
Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya :
• Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain dalam proses perencanaan desain engineering, pengadaan dan konstruksi
• Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti engineering (per disiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan)
• Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material
• Pengaturan arsip dan korespondensi
• Untuk catatan aset pada akhir proyek
Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. Tapi jangan sampai mengubah sistem kode biaya yang sudah ada. Format dan tata letak kode identifikasi yang baik harus dapat memberi informasi maksimal pada tempat minimal dengan beberapa atribut
• Fungsi; menjelaskan fungsi yang diwakili
• Area; identifikasi area yang akan dikerjakan
• Disiplin; menjelaskan macam disiplin pekerjaan
• Dokumen; nomor dokumen yang berkaitan
• Macam biaya; menjelaskan macam biaya
3. Operasi keuangan
Menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana pinjaman; mengelola pembayaran; pengendalian cash flow.
Operasi keuangan terdiri dari
• Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman dan/atau dari perusahaan induk
• Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan yang sedang berjalan
• Pengendalian dana/cash flow, agar jumlah dana yang telah ditentukan tidak dilampaui. Aliran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau diperhitungkan nilai tukar
4. Laporan penutupan keuangan membuat “catatan asset”
Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat asset
• Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk
• Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan pengendalian proyek
• Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam pengelompokkan daftar milik yang standar
5. Menyiapkan data dan pembukuan milik yang standar